Em fevereiro postei fotos no Instagram sobre as tabelas de organização que estou usando aqui em casa, e recebi muitas mensagens pedindo pra falar mais detalhadamente sobre elas.

Eu uso planilhas pra me orientar desde sempre. Elas têm uma função muito importante na minha organização. Sempre que eu me sinto sobrecarregada eu tento organizar algumas tarefas em tabelas. Quando eu faço isso, percebo que libera espaço em minha mente, que eu posso usar para me concentrar em outras atividades, ao invés de ficar lembrando das coisas mais óbvias e rotineiras.

E bem, com os comentários de vocês no Instagram eu percebi que muitas outras pessoas estão precisando encontrar uma forma de organizar a vida também, e resolvi escrever sobre isso pra ver se de repente meu jeito pode funcionar pra você também, ou te inspirar a encontrar uma forma que funcione.

Então, pra começar, eu vou tentar explicar como eu divido meus afazeres atualmente, pra que vocês possam compreender exatamente onde entram as planilhas, ok?

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Hoje eu tento encaixar tudo o que eu tenho pra fazer em três categorias:

1. Compromissos esporádicos
2. Pendências
3. Tarefas e atividades rotineiras

Descrevendo assim parece que faço isso metodicamente, mas na verdade isso acontece de forma inconsciente mesmo, as funções vão aparecendo e se encaixando nessas categorias.

Vou falar de cada uma delas um pouco:

1) Os compromissos esporádicos são aqueles que não acontecem com frequência ou periodicidade, mas tem uma data e/ou um horário definidos pra acontecer. Em geral não se repetem (ou se repetem com freqüência baixa, como mensal ou bimestral) e vão se encaixando na agenda de acordo com a prioridade e a disponibilidade de tempo. Como por exemplo: consultas médicas ou odontológicas (minhas ou das crianças), reuniões de trabalho, compromissos sociais, visita de eletricista, encanador, revisão do carro, pagamento das atividades das crianças, de outros serviços, pintar o cabelo, etc.

Pra esse tipo de compromissos eu gosto de usar a agenda do Google. Eu tenho o aplicativo no celular e também uso no meu notebook. Cadastro o compromisso com detalhes (endereço, telefone, valor da consulta, etc.), uso uma cor quando o compromisso é meu, outra quando é do filho, outra quando é da filha e outra quando é da casa, do carro ou algum pagamento (a imagem é só ilustrativa, não é a minha agenda do Google, tá?).

E aí criei um hábito de olhar a agenda do Google todos os dias quando acordo, pra assimilar os horários dos compromissos e me preparar mentalmente pra ter aqueles horários livres (pra criar esse hábito eu criei um alarme no celular com o nome “checar a agenda” que tocava todas as manhãs, até que ficou algo automático pra mim).

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2) As pendências também são tarefas que não acontecem com freqüência ou periodicidade, mas ao contrário dos compromissos esporádicos, elas não tem uma data ou hora definida pra ser realizadas. Algumas têm mais urgência, outras menos. Alguns exemplos bem genéricos poderiam ser: fazer um orçamento para um produto que precisa ser adquirido, agendar um serviço, levar ou buscar algo a algum lugar, separar um material para o filho levar para a escola, escrever um texto para o blog, editar fotografias de um evento, fazer uma faxina em algum armário ou ambiente da casa, e outras coisas assim.

As pendências são a parte mais complicada da vida pra mim. Tenho infinitas pendências. Algumas são prioridades maiores, outras menores, e tenho algumas que vão ficando, ficando, chegam a se arrastar por meses na minha lista até que eu as resolvo ou finalmente desisto delas.

As minhas pendências eu preciso ter no papel. Já tentei usar a agenda do Google pra elas mas não funcionou. Eu uso listas mesmo. Tenho um caderninho pequeno de bolsa e vou usando as páginas pra fazer minhas listas de pendências (e rasgo as páginas fora quando concluo ou reescrevo cada lista, de modo que a lista está sempre na primeira página). Escrevo tudo o que precisa ser feito e vou riscando depois de concluir cada coisa (A-DO-RO riscar, melhor parte). Muitas vezes reescrevo a lista colocando as prioridades mais pra cima. Outras vezes faço um asterisco ao lado das coisas que precisam ser resolvidas naquele dia sem falta, e assim vou indo.

Mas eu já aprendi a não misturar listas. Por exemplo, lista de mercado não entra na minha lista de pendências. Nem mesmo no meu caderninho. Tenho um outro caderninho que fica na cozinha com uma caneta do lado, onde toda a família anota o que precisa ser comprado, e aí quando alguém vai ao mercado leva a lista.

Às vezes preciso fazer uma sublista. Na lista principal tem o item: comprar material de aquarela, por exemplo, então em outra página eu crio uma sublista com os itens a comprar, pincéis, cores de tintas, etc. Faço isso pra evitar que a lista principal fique muito poluída. Ela tem que ser limpa pra eu bater o olho e ver o que tenho que fazer.

Enfim, parece conversa de doido, mas funciona pra mim.

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3) Tarefas e atividades rotineiras são, como o próprio nome diz, coisas que acontecem com freqüência e periodicidade. E, apesar de ter todas elas cadastradas no Google Agenda também, é pra esse tipo de tarefas que uso minhas planilhas, com a função de ter tudo isso bem exposto em um lugar pra onde olho o tempo todo, e assim tirar da memória todas essas coisas que precisam ser feitas sempre e que, se não estiverem no papel, ficam ocupando espaço na minha mente, que por natureza já é inquieta.

Vou mudando sempre a forma que organizo as planilhas. Cada vez que preciso delas, eu estudo um pouco a melhor forma de separar e classificar as tarefas e a partir disso crio as tabelas.

Desta vez eu separei em três tabelas diferentes:

3a) Atividades da família

3b) Organização do lar

3c) Tarefas das crianças no lar

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3a) A tabela de atividades da família é muito simples, mas ajuda muito, especialmente quando o ano está começando e ninguém está acostumado com os dias e horários das atividades de cada um. (Eu modifiquei algumas coisas da nossa tabela real, especialmente dias e horários, por que não acho legal ter essas informações abertas assim, tá gente?)

Aqui entram as atividades extracurriculares das crianças, como esportes e artes, além de outros compromissos que tem dias fixos pra acontecer, como fazer a lição de casa (meu pequeno tem lição segundas, quartas e sextas, por exemplo), devolver o livro na biblioteca da escola todas as quartas, e assim por diante.

Você pode colocar aulas de idiomas, compromissos fixos como fisio, fono, psicanalista, reforço escolar, e tantas outras coisas que podem fazer parte da sua rotina e dos seus filhos.

Na daqui de casa também entram os meus compromissos fixos e os do Fá, já que assim toda a família sabe as atividades de todos e onde cada um vai estar ao longo do dia. Até os compromissos fixos do cão estão na tabela também (ela vai dois dias por semana na creche tocar o horror com os amigos caninos pra gastar um pouco das montanhas de energia que tem).

E eu pela primeira vez na vida fixei um dia pra fazer as compras da casa, porque estou sentindo muita necessidade de ter um dia certo pra isso, já que é uma tarefa que eu não gosto e que fica me incomodando diariamente quando está na lista de pendências.

Uma observação importante aqui, é que esta tabela serve pra organização de todas as pessoas da casa, então precisa ser compreendida por todos, inclusive os pequenos.

Este é o primeiro ano que eu faço uma planilha de atividades só pra toda família, porque meu pequeno agora sabe a ler (por este motivo também, todo o texto está em caixa alta, pra que ele possa ler com facilidade). Até o ano passado eu fazia pra cada criança uma tabela individual, e ao invés de texto, no lugar das atividades eu usava figurinhas, de uma criança fazendo lição de casa, jogando capoeira, nadando, fazendo ginástica, andando de skate, de acordo com as atividades que cada um tinha naquele dia.

Então, se seus filhos ainda não sabem ler, é preciso adaptar pra que eles possam compreender também.

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3b) A tabela de organização do lar é pra mim e pro Fabricio apenas. A rotina de arrumação e limpeza sempre funcionou bem aqui em casa, embora nunca tenha sido colocada no papel antes. Desde que a gente casou, nós organizamos os dias pra cada coisa acontecer, e fomos adaptando ao longo do tempo e das mudanças da vida (nascimento da primeira filha, do segundo filho, fases de vida das crianças, mudanças de casa, de trabalho, de rotina, etc.).

Mas, como dividi com vocês no Instagram um tempinho atrás, nós tivemos uma grande mudança aqui em casa em Agosto do ano passado.

Nos vimos de uma hora para a outra sem ajuda com a casa. Independente dos motivos que levaram a isso, foi um impacto bem grande nas nossas rotinas.

Apesar de aqui em casa nunca termos tido babá, nós sempre tivemos ajuda com a limpeza da casa, das roupas e da louça. Quando casamos tínhamos uma pessoa que nos ajudava uma vez por semana. Depois mudamos para uma casa maior e contratamos ajuda duas vezes por semana. Tivemos a Malu, mudamos para o sobrado enquanto construíamos e, quando o Matias nasceu, passamos a ter ajuda três vezes na semana, e então a pessoa que trabalhava em nossa casa passou também a cozinhar nesses três dias. E finalmente, quando mudamos para esta casa, o Fá me convenceu que, pelo tamanho do imóvel deveríamos modificar o contrato para mensalista, cinco dias por semana pra limpar e cozinhar também.

Sem me prolongar nesse assunto, que pode se estender muito, já que há toda uma reflexão pra fazer a respeito, o que aconteceu foi que, em Agosto, após o fato que culminou em encerrarmos o contrato com a pessoa que trabalhava em nossa casa, tive uma oportunidade para repensar isso e, conversando com o Fá, decidimos tentar fazer as coisas de uma forma diferente.

E acabamos por resolver não contratar outra mensalista, nem mesmo diarista, mas apenas uma empresa para fazer a limpeza da casa, duas manhãs por semana. E neste mês nós mudamos de empresa e resolvemos tentar ver se funciona apenas uma manhã por semana, que é como estamos agora.

Então, veja, apesar de saber que para a grande maioria das famílias o normal é não ter ajuda, ou ter ajuda apenas uma vez por semana, e que não há nada de extraordinário nisso, é sim uma grande mudança pra nós, passar de ajuda 8 horas, 5 dias por semana, para apenas uma manhã por semana. O fato é que quando você tem tanta ajuda assim, você acaba usando o tempo que isso libera para outras tarefas, e quando é preciso assumir a casa novamente, num primeiro momento há uma sobrecarga até que os ajustes sejam feitos.

E com esta mudança toda e as tarefas da casa que assumimos, em fevereiro resolvi criar uma tabela pra facilitar a organização.

Apesar de não ter mudado nada da forma como vínhamos fazendo desde Agosto, o simples fato de a tabela com as tarefas de cada dia estar ali, na geladeira, já deixa a mente mais leve por não precisar estar lembrando de tudo o que tem que ser feito o tempo todo.

Então, depois de toda essa explicação que não sei se era mesmo necessária, segue a forma que organizei as tarefas de casa:

• Lavar roupas segundas, quartas e sextas-feiras.
• Lavar roupas de cama e banho às quintas-feiras.
• Tirar o lixo às segundas e quintas-feiras.
• Regar todas as plantas às quartas-feiras e algumas que precisam de mais água aos sábados também.

Procuro resolver tudo até a hora do almoço para ter as tardes livres para trabalhar enquanto as crianças estão na escola, mas não tenho conseguido me dedicar ao trabalho ainda. Parece que sempre tenho um monte de imprevistos acontecendo e me tomando este tempo

Bem, além dessas tarefas, na mesma planilha também tem as tarefas de todos os dias,  pra eu ter certeza que não serão esquecidas:

• Planejar o almoço do dia seguinte na noite anterior (algo rápido para os dias que as crianças tem atividades pela manhã).
• Preparar o lanche da escola.
• Lavar a louça e organizar a cozinha após o almoço.
• Organizar os outros ambientes da casa.

Fora isso eu vou administrando a limpeza da casa de acordo com a necessidade. Se tem pó, passo um pano, varro e assim por diante.

A empresa da faxina vem nas terças pela manhã, e nas quartas tem uma pessoa bem legal que retira algumas peças de roupa pra passar e devolve às sextas.

Bem, e essa planilha está relacionada também à terceira planilha da lista, certo?

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3c) A planilha das tarefas das crianças no lar é, como o próprio nome diz, das crianças. É a versão da tabela 3b para os dois filhotes, e é algo que tem me deixado muito, muito feliz. A melhor parte de toda essa mudança, da qual acabei de falar, foi como todo mundo aqui em casa percebeu que é preciso que cada um faça sua parte pra que tudo funcione direitinho.

Vocês podem imaginar que, tendo uma funcionária trabalhando aqui todos os dias, os pequenos não fizessem quase nada por aqui. Na verdade eles tinham que guardar os brinquedos, guardar a roupa limpa e levar a roupa suja para o cesto. E esporadicamente faziam uma ou outra coisa. E, verdade seja dita, muitas vezes não guardavam os brinquedos.

Bem, quando decidimos pelas mudanças eu sentei e conversei com eles. E juntos conversamos sobre o que mais eles poderiam fazer para ajudar na casa. E ao longo de vários meses eles mesmos foram percebendo que podem fazer muitas coisas.

Então, quando criei as tabelas, em fevereiro, coloquei todas as tarefas que eles foram assumindo ao longo dos meses, e expliquei pra eles que se eles fizessem tudo direitinho e com alegria (leia-se, sem reclamar), iriam receber mesada aos sábados (semanada, na verdade), como recompensa pelo trabalho bem feito.

Eu já havia tentado implantar a semanada aqui em casa. Primeiro apenas dava o dinheiro aos sábados, mas percebi que para eles, não tinha valor aquele dinheiro que vinha tão fácil. Eles não pediam, eu não lembrava e acabamos esquecendo. Depois vinculei ao comportamento, mas essa foi uma experiência desastrosa, com muitas brigas e choros envolvidos, então também aboli. Mas dessa vez tenho que dizer que está funcionando muito bem. Já estamos há 5 ou 6 semanas com esse sistema e, não só eles estão fazendo as tarefas felizes, como tem orgulho do dinheirinho que estão recebendo (R$ 1 por ano de vida por semana).

Você pode pensar que isso não está certo, já que eles deveriam fazer as tarefas da casa para ajudar a família, e não por dinheiro, como eu também pensei antes de começar. Mas a verdade é que eu refleti sobre como é bom quando trabalhamos e recebemos o nosso próprio dinheiro, e como esta seria uma oportunidade legal para criar uma referência positiva de trabalhar e ser recompensados, e estamos todos felizes com o resultado.

De fato, nós quatro estamos muito unidos na missão de cuidar do nosso lar e de manter as coisas organizadas por aqui. Tenho nos sentido mais família do que nunca, todos trabalhando em parceria, procurando dividir o peso do trabalho, e fico muito feliz em ver como as crianças estão responsáveis e organizadas e querendo nos ajudar cada vez mais.

No momento, eles estão responsáveis por:

• Arrumar suas camas pela manhã, com colcha e tudo mais às segundas, terças, quartas e sextas-feiras. Apenas dobrar lençol e cobertor aos sábados e domingos. Às quintas tirar as roupas de cama sujas e tentar colocar as limpas.
• Pendurar os pijamas pela manhã e colocá-los pra lavar às segundas e quintas feiras.
• Levar suas roupas sujas ao cesto grande aos domingos, terças e quintas à noite.
• Guardar as roupas limpas nos armários às segundas, quartas e sextas à noite.
• Tirar o lixo das lixeiras do banheiro, e das três lixeiras recicláveis que temos em casa e levar para as lixeiras grandes que ficam fora da casa às segundas e quintas de manhã.
• Arrumar a mesa para o almoço todos os dias, e levar sua louça para a pia após todas as refeições.
• Guardar os brinquedos e/ou materiais das atividades extracurriculares antes do almoço.
• Guardar o material escolar depois de fazer a lição de casa, e as mochilas da escola no lugar certo. Deixar as garrafinhas de água da escola e loucinhas do lanche na pia da cozinha.
• Organizar os quartos e preparar as camas antes de dormir.

Além disso, ela é responsável por soltar a Paçoca e colocar a comida dela pela manhã, e ele por fazer as bolinhas de meia e dobrar cuecas e calcinhas enquanto eu dobro as roupas limpas. E alguns dias, quando temos tempo, eu peço pra um ou outro lavar a louça do café da manhã, que é quase toda de plástico.

Fiquei pensando em como fazer caso eles não cumprissem as tarefas… se tiraria parte da mesada, e tal, mas a verdade é que até agora não precisei fazer nada, estão fazendo seus trabalhos como parte da rotina, sem reclamar nem considerar a possibilidade de não fazer, então está tudo bem.

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E bem, essas são as três tabelas do momento, que estão funcionando muito bem por aqui. É importante que elas estejam bem à vista, e que todas as manhãs todo mundo leia as tabelas, senão elas não fazem muito sentido. Aqui temos uma cópia na geladeira e outra no hall de circulação dos quartos. E elas estão fixadas bem na altura das crianças, com exceção da 3b, que fica mais no alto.

Muitas de vocês pediram pra eu disponibilizar essas planilhas, e eu fiquei pensando em como fazer isso, já que cada família tem horários e rotinas bem diferentes, certo?

Então eu deixei as tabelas sem o texto do lado esquerdo, onde está escrito: manhã, almoço, tarde, fim de tarde ou noite, para que cada você possa preencher com o período que faz mais sentido pra sua família, ok? E acrescentei o sábado na planilha de Atividades, porque muitas famílias tem atividades aos sábados também. É só clicar no link abaixo da tabela pra salvar o PDF, ou clicar sobre a imagem pra abri-la em tamanho maior e salva-la em JPG.

atividades da família

organização do lar

tarefas das crianças no lar

De qualquer forma, se você não se entender com minhas tabelas prontas, é bem simples criar uma planilha no Excel ou no Google Docs, que pode ser completamente personalizada às suas necessidades, certo? Acho que o mais importante é encontrar uma forma que funcione na sua casa, pras pessoas com quem você divide a vida.

Eu espero de verdade ter ajudado vocês a entender como eu faço, e quem sabe ter inspirado algumas pessoas a encontrar uma forma de se organizar também.

É muito libertador ter um sistema de organização e a disciplina de segui-lo, pelo menos pra mim. Ainda estou muito longe do ideal, volta e meia me pego super atarefada, correndo como uma doida pra dar conta de tudo, tentando encontrar uma forma de dedicar mais tempo para as crianças, para o trabalho, para o marido, para o blog, mas com certeza se eu não tivesse essas pequenas ferramentas seria ainda mais difícil. Eu continuo na busca por uma vida um pouco mais lenta e tranquila, e acredito que tenho dado pequenos passos nessa direção, usando ferramentas como estas e algumas outras também.

Mas este post já está bem grandão, então em algum outro momento eu volto pra falar de de alguns aplicativos que me ajudam a organizar outras coisas da vida, como ciclo menstrual, peso e foco no trabalho. Ah, e também de outras tabelas bem legais que usava quando as crianças eram bem pequenas (tabelas de comportamento, que funcionavam bem por períodos curtos).

Até mais.

Lahna :)